스마트하게 일하기 위한 21가지 제안

스마트하게 일하기 위한 21가지 제안

 

오늘날 건축가는 수 많은 방해와 문제에 직면하고 있다.

고객의 관리, 협력사와의 관계, 최신 소프트웨어와 기술의 파악, 계획과 문저작업 등. ArchSmart에서 소개된 건축가를 위한 생산성 향상과 불필요한 작업을 없애기 위한 21가지 제안의 내용이다.

즉, 일을 더욱 열심히 하는 것이 아닌, 보다 스마트하게 일하는 방법이다.

 

 

 

자신의 일을 계획하라.

1. ‘효율적’이라는 말과 ‘효과적’이라는 말의 차이를 이해하라. ‘효율적’이라는 말은 올바른 일을 하는 것이다.

‘효과적’이라는 말은 바른 방식으로 일하는 것을 말한다.

둘 다 중요하다.

그러나 중요한 것은 올바른 일을 우선적으로 선별할 수 있어야 한다.

그 후 이들을 효과적으로 처리해야 한다.

이 둘을 결합할 때 만이 일을 무조건 열심히가 아닌, 스마트하게 처리하는 방법이다.

 

2. 80/20 원칙을 기억하다. 80%의 결과는 20%의 노력으로부터 나온다.

결과에 집중하라. 일에 집중하지 말아라.

보다 많은 시간의 투자가 보다 많은 결과로 이어지지 않는다.

 

3. 과정을 적어 보아라. 모든 프로젝트는 다르다.

그러나 그러나 이들 각기 프로젝트의 일과 과정들은 매우 흡사하다.

과정을 적어 보는 것은 어느 과정을 생략하거나 보다 효율적 방법을 만드는데 도움을 줄 수 있다.

Mind Map을 이용한 연습도 고려해 볼 수 있다.

 

4. 체크 리스트를 만들어 보아라.

대부분 프로젝트 관리 소프트웨어는 이들 체크 리스트와 할일 목록을 만드는 기능을 제공한다.

프로세스를 적어 보면, 프로젝트 각 단계별 체크리스트를 만들 수 있다.

표준적 결과물은? 일반적으로 부딛히는 문제는?

놓치는 문제들은

 Atul Gawande의 책 Checklist Manifesto는 이들 체크리스트를 만들고 관리하는 실용적 이야기를 담고 있다.

 

시간을 관리하라.

시간은 만들 수 없는 귀중한 자원이다.

가장 귀중한 자산이다. 자신의 시간을 관리하여 효율적으로 사용하라.

 

5. 시간은 만들거나 저장할 수 없는 자원이다.

가장 귀중한 자원이다.

자신의 시간을 관리하여 효율적으로 활용하라.

 

6. 중요한 일을 우선적으로 하라.

7. 작업 시간을 줄이도록 노력하라.

더 많이 일하고자 하지 말아라.

이는 가장 중요한 것에 집중을 하도록 한다.

최근 연구에 의하면, 40시간을 넘게 일하면 생산성은 떨어진다는 것이다.

 

8. 시간 체크를 하라. 일상적 주간에 자신이 사용하는 시간을 기록하라.

이 기록은 매우 상세하게 하여라.

기록을 하는 동안 하는 일 모두를 기록하라.

고객에게 이메일 하는 시간, 인터넷 뒤지기 등의 시간 모두를 기록하라.

한 주 모두를 기록하면 자신이 어떻게 시간을 사용하는가를 볼 수 있다.

 

9. 힘든 일을 우선 하라.

Eat the frog. 마크 트웨인은 아침에 산 채로 개구리를 먹으면, 그날 더 이상 나쁜 일은 일어나지 않는다고 이야기하였다.

아침에 자신이 진정 하기 싫은 일을 우선적으로 하여라.

이 일이 처리되면, 진정 그날 하루를 즐길 수 있는 일들을 처리할 수 있다.

 

10. 관련된 일들을 한꺼번에 처리하라.

여러 프로젝트에 관여되어 있다면, 관련된 일들을 일관되게 처리하라.

이 프로젝트 저 프로젝트 일을 동시다발적으로 하지 말아라.

한 가지 일에 집중을 하는 것이 시간과 에너지를 절약한다.

 

11. 몰입을 하라.

건축가와 디자이너로써, 고부가가치 작업은 많은 시간을 요구한다.

자신이 진정 이해하는 문제에 대하여 몰입을 해야 한다.

이를 통하여 최고의 창의적 작업을 할 수 있다.

 

정보를 관리하라.

12. 회의를 최소화 하라. 회의 전에 스스로에게 물어라.

‘무엇 때문에 이 모임을 갖는 것인가?

진정 필요한 것인가?

목적이 무엇인가?

보다 많은 회의는 작업할 시간을 앗아간다.

회의의 안건의 목표를 설정하고 원하는 회의 결과를 그려보아라.

참가자를 최소화 하며, 시간의 한계를 정하라.

프로젝트 팀과 정기적 모임이 필요하면, 서서 회의를 하여라.

 

13. 이메일 프로그램에서 메시지 필터를 사용하여 필요한 폴더에 자동으로 저장되게 하여라.

이들 필터를 사용하여 프로젝트들을 관리할 수 있도록 하여라.

 

14. 이메일을 확인하지 말아라.확인 되도록 하여라.

 

15. 자신의 컴퓨터나 스마트폰에서의 메일알림 기능을 꺼 두어라.

이들은 집중을 방해한다.

 

도구를 이해하라.

16. 당신이 사용하는 도구는 무엇인가? 자신이 사용하는 도구들을 확인하여라.

각 도구들이 어느 작업에 사용되는가를 비교하라.

이 도구들이 작업에 적합한 도구인가? 보다 적은 도구를 확실히 사용할 줄 아는 것이 중요하다.

 

17. 언제 소프트웨어 사용 교육을 받았는가?

대부분 사람들이 그저 소프트웨어를 선택하여 배우기 시작하였을 것이다.

문제는 잘못하다가는 오래된 방식으로 일을 하게 되는 것이다.

특히 매일 사용하지 않을 경우에는 더욱 그러하다.

Excel for Architects과 같은 강좌 시리즈는 엑셀의 최신 기술들을 배울 수 있는 기회를 제공한다.

 

18. 단축키를 사용하라.

대부분 프로그램들은 단축키 기능을 가지고 있다.

많은 프로그램들이 자신의 단축키를 설정할 수 있는 기능이 있다.

이를 통하여 많은 시간을 절약할 수 있다.

 

반복적 작업을 자동화 하여라

19. 템플레이트를 만들어라.

유사한 이메일을 보내는가? 이메일 템플레이트 카피를 저장하라.

한 프로젝트로부트 다음 프로젝트에 이르기까지 유사한 문서를 사용하는가?

템플레이트로 카피를 만들어라.

CAD나 BIM도 같다.

표준 출력물과 디테일을 포함한 BIM 템플레이트를 만들어라.

수 없이 많은 시간을 절약하고 에러를 없앨 수 있도록 문서를 표준화 하라.

이를 재활용하라.

 

20. 자신이 작업하는 방식으로 도구를 커스터마이즈 하라.

대부분의 소프트웨어들은 유연성이 좋다.

이들 소프트웨어를 API나 인터페이스 프로그램을 이용하여 커스트마이즈 하라.

 

21. 반복적 작업을 자동화 하기 위하여 매크로를 사용하라.

컴퓨터가 할 수 있는 작업들을 왜 사람이 하여야 하는가? 물론 프로그래밍 능력과 시간을 필요로 한다.

그러나 작은 투자가 자신의 능력을 개발하며, 많은 시간을 절약하게 한다.

반복적 작업을 많이 할수록 시간의 절약을 할 수 있다.